Załóż firmę w AIP WSISiZ!
5 Edycja Konkursu na Biznesplany
Andersen & Wagner Cyprus Ltd.
Cambridge Python
Obecnie znajdujesz się: Strona główna / AIPtech / Dla beneficjentów / Procedury dla beneficjentów w AIP WSISiZ (od 9.03.09)

Procedury dla beneficjentów w AIP WSISiZ (od 9.03.09)

Dodane przez: Katarzyna Woźniak, niedziela, 8 marzec 2009

Właściciel procedury: Dyrektor AIP WSISiZ, Katarzyna Woźniak

Opis procedury: Dyrekcja AIP przy Wyższej Szkole Informatyki Stosowanej i Zarządzania w Warszawie wprowadza następujące procedury:
I. Procedura pobierania opłat od beneficjentów – program preinkubacji i inkubacji
II. Procedura wystawiania faktur, umów i rachunków do umów – program preinkubacji
III. Procedura gromadzenia dokumentów księgowych od beneficjentów – program preinkubacji
IV. Procedura korzystania z subkonta bankowego – program preinkubacji
V. Procedura pobierania składek ZUS – program preinkubacji
VI. Procedura pobierania podatku od osób fizycznych (PIT) – program preinkubacji
VII. Procedura pobierania podatku od towarów i usług (VAT) – program preinkubacji
VIII. Procedura pobierania dodatkowych opłat od beneficjentów – program preinkubacji i inkubacji
IX. Procedura korzystania z porad Biura Finansowo-Księgowego – program preinkubacji i inkubacji
X. Procedura korzystania z porad Biura Prawnego – program preinkubacji i inkubacji
XI. Pozostałe procedury dotyczące AIP WSISiZ – program preinkubacji i inkubacji

Aby pobrać procedury w PDF KLIKNIJ TUTAJ

I. Procedura pobierania opłat od beneficjentów – program preinkubacji i inkubacji

  1. Beneficjenci mają obowiązek wpłacać na konto podane przez Dyrektora opłatę comiesięczną, do 3 dnia miesiąca za bieżący miesiąc preinkubacji/inkubacji (wysokość opłat określa taryfikator, na dzień 1.08.2008r.).
  2. W przypadku, gdy beneficjent nie posiada na koncie AIP środków pozwalających na uregulowanie opłaty, lub jest uczestnikiem programu inkubacji, wystawiona zostaje faktura VAT, której kwotę netto stanowi kwota zapisana w taryfikatorze.
  3. W przypadku, gdy beneficjent posiada środki na koncie AIP, przelewa opłatę na konto podane przez Dyrektora. Nie ma obowiązku wystawiania oraz przekazywania dokumentu finansowego potwierdzającego taką operację. Opłata zapisana w taryfikatorze jest całkowitą kwotą do zapłaty (bez VAT), gdyż jest to jedynie przeksięgowanie na kontach.
  4. Beneficjenci AIP WSISiZ dokonują wpłat na konto: 46114010100000515853001819 tytułem: „Nr_miesięca-Nazwa_firmy-Opłata za preinkubację/inkubację” , np. styczniowa opłata za preinkubację Firmy X: „01-Firma_X -Opłata za preinkubację”.
  5. 4 dnia miesiąca Dyrektor AIP przygotowuje informację o beneficjentach, którzy nie dokonali wpłaty za miesiąc bieżący.
  6. Jeśli beneficjent nie dokonał przelewu w terminie, Dyrektor AIP ma obowiązek nałożenia sankcji dyscyplinarnych zgodnie z § 8 Regulaminu. Kara ta zostanie pobrana z bieżących środków, a w przypadku braku takiej możliwości – z przyszłych.

II. Procedura wystawiania faktur, umów i rachunków do umów – program preinkubacji

  1. Beneficjenci mają obowiązek korzystania z systemu fakturowania, który dostępny jest pod adresem faktury.inkubatory.pl . Pomoc do systemu można uzyskać na faktury.inkubatory.pl/pomoc .
  2. Dane dostępowe do systemu fakturowania wysyłane są drogą mailową do 7 dni roboczych od daty rozpoczęcia działania w programie pomocy AIP. Dane dostępowe generowane są wg schematu login::hasło . Hasło należy zmienić natychmiast po otrzymaniu maila.
  3. Faktury, umowy i rachunki do umów niewprowadzone do systemu fakturowania i niezautoryzowane przez Dyrektora traktowane są, jako nieistniejące!
  4. Dane do faktur kosztowych:
    Akademickie Inkubatory Przedsiębiorczości
    Al. Jerozolimskie 53 lok. 1A
    00-697 Warszawa
    NIP 524-24-95-143
  5. Oto wzór faktury wygenerowany z systemu fakturowania:
  6. Dyrektor AIP nie autoryzuje faktur kosztowych, umów i rachunków, do których w systemie fakturowania nie zostały podpięte, jako załączniki (w PDF) zeskanowane odpowiednie dokumenty.
  7. UWAGA! W przypadku otrzymania faktury zagranicznej kwotę brutto w walucie zagranicznej przelicza zgodnie z kursem NBP z dnia wystawienia faktury (lub ostatnio ogłoszony kurs przed dniem wystawienia np. gdy jest to niedziela) – i księguje się, jako netto = brutto bez VATu. Nawet, jeśli jest na fakturze VAT nie podlega on odliczeniu!
  8. Faktury PRO FORMA (faktury niezautoryzowane jeszcze przez Dyrektora) to faktury niemające wartości formalnoprawnej, pełniące rolę jedynie oferty handlowej.
  9. Wprowadzone do systemu faktury, umowy i rachunki do umów wymagają autoryzacji przez Dyrektora, która dokonywana jest w dni robocze. Dokumenty wprowadzone do systemu fakturowania do 20:00 autoryzowane są w godzinach 20:00 – 00:00. Pozostałe, przechodzą na następny dzień roboczy.
  10. UWAGA! W przypadku zawarcia transakcji z innym Pionem AIP, niewystawiana jest faktura VAT, ale nota. Dostępna jest ona na stronie www.aiptech.pl . Not nie należy wstawiać do systemu fakturowania, natomiast tak jak inne dokumenty księgowe, trzeba je dostarczyć Dyrektorowi AIP za miesiąc poprzedni.
  11. UWAGA! W przypadku jakichkolwiek błędów w systemie, pytań bądź wątpliwości, prosimy o kontakt pod adresem faktury@tagroup.pl.

III. Procedura gromadzenia dokumentów księgowych od beneficjentów – program preinkubacji

  1. Zgodnie z § 6 pkt. 8 Regulaminu Akademickich Inkubatorów Przedsiębiorczości obowiązującym od dnia 1 lipca 2008 roku beneficjent ma obowiązek dostarczenia Dyrektorowi AIP pełnej dokumentacji księgowej dotyczącej realizowanego przedsięwzięcia najpóźniej do 2 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.
  2. Opisywanie faktur sprzedażowych:
    Każda faktura przychodowa musi zawierać adnotację naniesioną na jej przednią stronę ołówkiem:
    • Jeżeli faktura została zapłacona przelewem: „Faktura zapłacona przelewem na konto 1000 w dniu 11.01.2008”. 1000 to cztery ostatnie cyfry rachunku bankowego.
    • Jeżeli faktura została zapłacona gotówką, to przyczepiamy wypełniony druczek KP.
    • Jeżeli faktura nie została jeszcze zapłacona: „Faktura nie została jeszcze zapłacona”.
  3. Opisywanie faktur kosztowych:
    • Każda faktura kosztowa musi być opieczętowana na odwrotnej stronie (pieczęć do opisu dostępna jest biurze AIP WSISiZ – pok. 232, szafa 01, najwyższa półka lub dostępna do ściągnięcia pod adresem www.aiptech.pl i opisana zgodnie ze stanem faktycznym.
    • Informacje powinny być naniesione na pieczęć w sposób trwały – niezmazywanym artykułem piśmienniczym;
    • Beneficjent jest zobowiązany do wypełnienia oznaczonej kolorem żółtym na przykładzie części pieczęci;
    • Przy określeniu formy zapłaty „gotówką / przelewem / kartą” należy przyczepić wypełniony druczek KW w przypadku opłacenia faktury kartą bądź gotówką, natomiast w przypadku przelewu – należy zapisać 4 ostatnie cyfry numeru rachunku wraz z datą dokonania zapłaty.
    • Jeżeli na fakturze kosztowej sposobem zapłaty jest przelew, musi być załącznik w postaci potwierdzenia przelewu z konta innego niż przydzielone beneficjentowi subkonto iBre (jeśli przelew wychodzi z konta z Bre Banku to musi być taki zapis na odwrocie faktury).
    • Widniejący na pieczątce zwrot „Zakupiono: towar do odsprzedaży/ na potrzeby działalności” i właściwy sposób jego oznaczenia najprościej jest wytłumaczyć na podstawie przykładu: Beneficjent Jan Kowalski zajmuje się sprzedażą sprzętu komputerowego, w tym komputerów przenośnych. Dlatego zakupiony przez niego laptop w celu dalszej odsprzedaży jest „towarem do odsprzedaży”, który księgowo ewidencjonuje na stanie magazynowym. Natomiast, jeżeli Beneficjent zakupi ten sam komputer z przeznaczeniem do użytku własnego w ramach prowadzonej działalności – wówczas na fakturze stanowiącej dowód zakupu musi być zaznaczone, iż jest to „zakup na potrzeby działalności”.
  4. Opisywanie rachunków do umów:
    Na każdym rachunku do umowy musi widnieć adnotacja naniesiona ołówkiem:
    • Jeżeli rachunek został zapłacony przelewem: „Rachunek zapłacony przelewem na konto 1000 w dniu 11.01.2008”. 1000 to cztery ostatnie cyfry rachunku bankowego.
    • Jeżeli rachunek został zapłacony gotówką, to przyczepiamy wypełniony druczek KP.
  5. Beneficjenci mogą dostarczać dokumenty księgowe osobiście, przekazać je Działowi Administracji bądź pozostawić w biurze AIP WSISiZ (ul. Gizów 6, pok. 232), w szafie 001, w skrzynce „Dyrektor” i tylko tej inne nie będą sprawdzane!
  6. Wszystkie składane przez beneficjenta dokumenty muszą być wprowadzone do systemu fakturowania i zautoryzowane przez Dyrektora AIP przed końcem miesiąca. Ostatni termin zgłoszenia dokumentów do autoryzacji, to ostatni dzień roboczy miesiąca do godz. 20:00. Dokumenty złożone do dostarczenia Biuru Finansowo-Księgowemu, a niewidniejące w systemie fakturowania nie zostaną przyjęte!
  7. 4 dnia miesiąca Dyrektor AIP przygotowuje informację o beneficjentach, którzy nie dostarczyli dokumentów finansowych za miesiąc poprzedni.
  8. Jeśli beneficjent nie dostarczył Dyrektorowi AIP pełnej dokumentacji księgowej dotyczącej realizowanego przedsięwzięcia w wyznaczonym terminie, Dyrektor AIP ma obowiązek nałożenia sankcji dyscyplinarnych zgodnie z § 8 Regulaminu. Kara ta zostanie pobrana z bieżących środków, a w przypadku braku takiej możliwości – z przyszłych.

IV. Procedura korzystania z subkonta bankowego – program preinkubacji

  1. Każdy beneficjent ma prawo do własnego, bezpłatnego subkonta bankowego, na którym powinny być przechowywane jego środki finansowe pozyskane w ramach prowadzenia działalności w AIP. Dostęp do konta wysyłany jest drogą mailową do 7 dni roboczych od rozpoczęcia działania w programie pomocy AIP. Koszty przelewów z subkonta beneficjenta pokrywa sam beneficjent.
  2. Subkonto bankowe dostępne jest w BRE Banku S.A., w oddziale „iBRE”.
  3. Na subkonto logujemy się poprzez stronę www.ibre.com.pl. Wybieramy sposób identyfikacji „Hasło”, w polu „identyfikator” wpisujemy nasze własne ID, które wcześniej otrzymaliśmy od Dyrektora wraz z pierwszym hasłem.
  4. Na konto iBRE mają obowiązek wpływać wszystkie należności od klientów, oraz muszą być opłacane wszystkie faktury kosztowe i rachunki do umów, chyba że zaistnieje obrót gotówkowy.
  5. W przypadku obrotu gotówkowego na koniec miesiąca należy wpłacić kwotę widniejącą na końcu raportu kasowego na konto iBRE.
  6. Przelewy z subkonta wymagają autoryzacji, dlatego każdy przelew, jaki wprowadza beneficjent należy skierować do autoryzacji, a nie do edycji. Dyrektor autoryzuje przelewy każdego dnia roboczego. Przelewy wprowadzone do systemu do 20:00 autoryzowane są w godzinach 20:00 – 00:00. Pozostałe, przechodzą na następny dzień roboczy.
  7. Tytuły przelewów, które może zautoryzować Dyrektor AIP:
    • Zwrot za fakturę/rachunek/delegację nr … (definiujemy przelew w kwocie brutto z dokumentu, za który dokonujemy zwrot)
    • Zapłata za fakturę/rachunek nr … z dnia … (definiujemy przelew w kwocie brutto dokumentu, za który płacimy)
    • Wypłata wynagrodzenia zgodnie z umową o dzieło /zlecenie z dnia … (definiujemy przelew w kwocie netto z przygotowanego rachunku)
    • Wypłata wynagrodzenia za miesiąc … 2008 roku (przy umowie o pracę – definiujemy kwotę netto wynagrodzenia obliczonego przez Dział Finansowo-Księgowy)
    • Zaliczka na wydatki
  8. UWAGA!
    • Dyrektor AIP nie autoryzuje przelewów Beneficjentowi, jeśli posiadane przez niego środki nie są wystarczające - nie ma możliwości debetowania subkont AIP;
    • Beneficjent definiując przelew do autoryzacji powinien uwzględnić bieżące płatności na rzecz AIP tj. podatek VAT, PIT, składki ZUS oraz opłatę za preinkubację lub opłatę dodatkową na rzecz działu finansowo-księgowego;
    • Każdy definiowany przelew musi posiadać numer identyfikacyjny dokumentu (najczęściej jest to po prostu numer dokumentu np. numer faktury, rachunek z dnia itp.) na podstawie, którego dokonywany jest zwrot środków lub zapłata zobowiązania kontrahentowi - nie ma możliwości autoryzowania przelewów o niezdefiniowanych księgowo tytułach typu „zwrot poniesionych kosztów” czy „wynagrodzenie”;
    • W przypadku, gdy koniecznym jest wpisanie w tytule numeru identyfikującego zlecenie (np. na podstawie faktury pro-forma) koniecznym jest dołączenie tej faktury do właściwego dokumentu, co pozwoli księgowym na skojarzenie przelewu z konkretnym dokumentem księgowym;
    • Dyrektor AIP nie autoryzuje przelewu tytułem wypłaty wynagrodzenia na podstawie umowy zlecenie/o dzieło przed dostarczeniem przez Beneficjenta kompletnych i podpisanych we właściwych miejscach dokumentów.
    • Zaliczka na wydatki wypłacana jest Beneficjentowi tylko na pokrycie określonych rodzajów wydatków (np. planowany zakup sprzętu komputerowego czy towaru za gotówkę) - i musi zostać zaewidencjonowana zgodnie z zasadami opisanymi w dziale „Obrót gotówkowy". Zgodnie z ujednolicaniem zasad działania w AIP- musi zostać rozliczona w ciągu 14 dni od jej wypłacenia.
    • Zaliczka nie może być alternatywą wypłacania środków na prywatne wydatki Beneficjenta - z pominięciem obowiązków wobec budżetu państwa (PIT, ZUS) - w takim przypadku możemy mówić o defraudacji środków AIP - bowiem do momentu wypłacenia dochodu z działania w postaci wynagrodzenia – środki pieniężne wypracowane poprzez działalność Beneficjenta w ramach pionu AIP stanowią własność AIP;
    • Nie jest dopuszczalnym łączenie przelewów, z co najmniej dwóch tytułów - np. zwrot za fakturę nr xxx oraz wypłata wynagrodzenia zgodnie z umową o dzieło z dnia xxx;
    • Każda operacja wykonana na koncie bankowym Beneficjenta musi mieć uzasadnienie w dokumencie księgowym – również wpływ środków od kontrahenta. Niedozwolonym jest przekazywanie na konto bankowe środków prywatnych Beneficjenta lub środków należnych innemu podmiotowi gospodarczemu. Za wyjątkiem wpłaty środków z tytułu prowadzenia sprzedaży gotówkowej ewidencjonowanej na kasie fiskalnej lub w postaci innej ewidencji bezrachunkowej – Beneficjent nie ma możliwości zasilania subkonta AIP. W przypadku dokonania płatności na konto Dyrektor ma dwie możliwości postępowania:
      • Wystawić fakturę VAT, gdzie wpłacona kwota odpowiada kwocie brutto z faktury - wówczas jest to sprzedaż danego AIP i stanowi jego przychód;
      • Dokonać niezwłocznie zwrotu wpłaconych środków na konto, z którego dokonano płatności, tytułem: zwrot nienależnie przelanej kwoty.
  9. UWAGA! Wszelkie wpłaty i wypłaty z subkonta powinny być udokumentowane w postaci dokumentu księgowego znajdującego się w systemie fakturowania i zautoryzowanego przez Dyrektora AIP.
  10. W przypadku umów zlecenie, o dzieło, o pracę wypłata wynagrodzenia następuje tylko i wyłącznie przez konto przydzielone Beneficjentowi w Bre Banku.
  11. Zasilenie konta Beneficjenta w Bre Banku może się odbywać wyłącznie poprzez wystawioną fakturę przychodową tzn., Beneficjent nie ma prawa wpłacić środków z prywatnego konta na konto Bre Banku bez wystawienia faktury sprzedażowej.
  12. W przypadku prowadzenia raportu kasowego – pamiętajmy, że musi on mieć swój numer oraz zawierać okres, na jaki jest zrobiony – a także, iż najpierw musi być przychód -a dopiero potem rozchód. Saldo w raporcie kasowym (obrót gotówkowy) nie może być ujemne, utarg z kasy musi być wpłacany do banku do 2 dnia miesiąca następnego tytułem: „Wpłata utargu do banku – raport kasowy nr nr_miesiąca/rok” , np. „Wpłata utargu do banku – raport kasowy nr 03/2009”.
  13. UWAGA! Dyrektor AIP nie autoryzuje przelewów beneficjentowi, jeśli posiadane przez niego środki nie są wystarczające – nie ma możliwości debetowania subkont AIP. Beneficjent definiując przelew do autoryzacji powinien uwzględnić bieżące płatności na rzecz AIP tj. podatek VAT, PIT, składki ZUS oraz opłatę za preinkubację lub opłatę dodatkową na rzecz działu finansowo-księgowego, np. za dokumenty księgowe - powyżej 50 sztuk miesięcznie - 50,00 zł; za złożenie korekty deklaracji (VAT, ZUS) z winy Beneficjenta - 300,00 zł.
  14. Beneficjent chcący wypłacić środki z subkonta, zobowiązany jest do wystawienia umowy zlecenia i rachunku, których wzór znajduje się na stronie www.aiptech.pl .

V. Procedura pobierania składek ZUS – program preinkubacji

  1. Składki ZUS odprowadzane są zgodnie z przygotowanymi deklaracjami najpóźniej 12 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano wypłaty wynagrodzenia podlegającemu ZUS.
  2. Zgłoszenie pracownika do ubezpieczenia społecznego należy dokonać w nieprzekraczalnym terminie 2 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy. Wzór deklaracji znajduje się na stronie www.aiptech.pl /files/Formularz_zgloszenia_pracownika_do_ubezpieczenia_spolecznego.doc
  3. Aby uzyskać informację, jaka kwota ZUS powinna być odprowadzona, należy skorzystać z pliku „Wyliczenie ZUS i PIT dla rachunku do umowy zlecenie – pełny”, który znajduje się na stronie www.aiptech.pl .
  4. Beneficjenci, których ten obowiązek dotyczy mają obowiązek wpłacać na konto: 88114010100000515853001257 tytułem: „ZUS-Nr_miesięca-Nazwa_firmy” (np. składka ZUS Firmy X opłacana w maju za kwiecień: „ZUS-04-Firma_X”) stosowne środki równocześnie z wypłatą wynagrodzenia dla pracownika, tzn. należy w tym samym momencie zlecić 3 przelewy:
    • wypłaty wynagrodzenia
    • odprowadzenia składki ZUS
    • odprowadzenia podatku PIT (zgodnie z procedurą VI i wg pliku „Wyliczenie ZUS i PIT dla rachunku do umowy zlecenie – pełny”).
  5. Jeśli beneficjent nie dokonał przelewu, Dyrektor AIP ma obowiązek nałożenia sankcji dyscyplinarnych zgodnie z § 8 Regulaminu. Kara ta zostanie pobrana z bieżących środków, a w przypadku braku takiej możliwości – z przyszłych.

VI. Procedura pobierania podatku od osób fizycznych (PIT) – program preinkubacji

  1. Podatek dochodowy od osób fizycznych opłacany jest w terminie do 17 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiła wypłata wynagrodzenia.
  2. Kwota, którą beneficjent ma odprowadzić widnieje w systemie fakturowania, chyba, że jest to rachunek pełny do umowy zlecenie, wtedy należy wypłacić PIT i ZUS. Oba podatki wylicza plik „Wyliczenie ZUS i PIT dla rachunku do umowy zlecenie – pełny”, który znajduje się na stronie www.aiptech.pl .
  3. Beneficjenci, których dotyczy obowiązek odprowadzenia podatku od osób fizycznych (PIT) powinni wpłacać na konto: 88114010100000515853001257 tytułem: „PIT-Nr_miesięca-Nazwa_firmy” (np. podatek PIT Firmy X opłacany w maju za kwiecień: „PIT-04-Firma_X”) stosowne środki, równocześnie z wypłatą wynagrodzenia dla pracownika, tzn. należy w tym samym momencie zlecić 2 (3 jeśli dotyczy rachunku zlecenia-pełny) przelewy:
    • wypłaty wynagrodzenia
    • odprowadzenia podatku PIT
    • odprowadzenia składki ZUS (jeśli dotyczy).
  4. Jeśli beneficjent nie dokonał przelewu, Dyrektor AIP ma obowiązek nałożenia sankcji dyscyplinarnych zgodnie z § 8 Regulaminu. Kara ta zostanie pobrana z bieżących środków, a w przypadku braku takiej możliwości – z przyszłych.

VII. Procedura pobierania podatku od towarów i usług (VAT) – program preinkubacji

  1. Podatek od towarów i usług (VAT) odprowadzany do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który dokonywane jest rozliczenie.
  2. Kwota, którą beneficjent ma odprowadzić widnieje w raporcie finansowym, wygenerowanym z systemu fakturowania w komórce „VAT do US:” (Kolumna G).
  3. Aby wygenerować raport z systemu fakturowania należy:
    • Wejść w zakładkę „Raporty”;
    • Wybrać miesiąc, za który dokonywane jest rozliczenie;
    • Kliknąć „pobierz sprawozdanie”;
    • Otworzy/Pobierze się sprawozdanie finansowe.
  4. Beneficjenci, których dotyczy obowiązek odprowadzenia podatku od towarów i usług (VAT) powinni wpłacać na konto: 88114010100000515853001257 tytułem: „VAT-Nr_miesięca-Nazwa_firmy” (np. podatek VAT Firmy X opłacany w maju za kwiecień: „VAT-04-Firma_X”) stosowne środki, w terminie maksymalnie 5 dni roboczych przed dniem obowiązkowego odprowadzenia VAT, czyli 15 dnia miesiąca.
  5. Jeśli beneficjent nie dokonał przelewu w terminie, Dyrektor AIP ma obowiązek nałożenia sankcji dyscyplinarnych zgodnie z § 8 Regulaminu. Kara ta zostanie pobrana z bieżących środków, a w przypadku braku takiej możliwości – z przyszłych.

VIII. Procedura pobierania dodatkowych opłat od beneficjentów – program preinkubacji i inkubacji

  1. Beneficjenci mają obowiązek wpłacać na konto podane przez Dyrektora opłaty dodatkowe do 3 dnia miesiąca. Są one następujące:
    • Miesięczna opłata za zawieszenie = 50,00 zł
    • Kara za pierwsze przewinienie beneficjenta = 50,00 zł
    • Kara za drugie przewinienie beneficjenta = 150,00 zł
    • Opłata na rzecz działu Finansowo-Księgowego za dokumenty księgowe - od 25 do 50 dokumentów = 50,00 zł
    • Opłata na rzecz działu Finansowo-Księgowego za dokumenty księgowe - powyżej 50 dokumentów = 100,00 zł
    • Opłata na rzecz działu Finansowo-Księgowego za dokumenty księgowe - powyżej 100 dokumentów = Indywidualne ustalenia
    • Opłata na rzecz działu Finansowo-Księgowego za złożenie korekty deklaracji (VAT, ZUS) z winy Beneficjenta = 300,00 zł
  2. W przypadku, gdy beneficjent nie posiada na koncie AIP środków pozwalających na uregulowanie opłaty, lub jest uczestnikiem programu inkubacji, wystawiona zostaje faktura VAT, której kwotę netto stanowi kwota zapisana powyżej.
  3. W przypadku, gdy beneficjent posiada środki na koncie AIP, przelewa opłatę na konto podane przez Dyrektora. Nie ma obowiązku wystawiania oraz przekazywania dokumentu finansowego potwierdzającego taką operację. Opłata zapisana w tabeli jest całkowitą kwotą do zapłaty (bez VAT), gdyż jest to jedynie przeksięgowanie na kontach.
  4. Beneficjenci AIP WSISiZ dokonują wpłat na konto: 46114010100000515853001819 tytułem: „Nr_miesięca-Nazwa_firmy-Nazwa opłaty dodatkowej” , np. „10-Firma_X- Miesięczna opłata za zawieszenie”.
  5. 5 dnia miesiąca Dyrektor AIP przygotowuje informację o beneficjentach, którzy nie dokonali wpłaty.
  6. Jeśli beneficjent nie dokonał przelewu w terminie, Dyrektor AIP ma obowiązek nałożenia sankcji dyscyplinarnych zgodnie z § 8 Regulaminu. Kara ta zostanie pobrana z bieżących środków, a w przypadku braku takiej możliwości – z przyszłych.

IX. Procedura korzystania z porad Biura Finansowo-Księgowego – program preinkubacji i inkubacji

  1. Beneficjenci mają możliwość kierowania maili ze wszelkimi zapytaniami finansowo-księgowymi na e-mail: administracja@aiptech.pl.
  2. Na każde pytanie, odpowiedź udzielana jest w terminie 5 dni roboczych. W razie komplikacji, Biuro Finansowo-Księgowe ma obowiązek poinformowania, jeśli z pewnych przyczyn termin będzie musiał ulec wydłużeniu.
  3. Każdy mail do Biura Finansowo-Księgowego musi być zatytułowany: „Nazwa_Inkubatora – Nazwa_Pionu – Tytuł sprawy” , z którą zwraca się do Biura, np. WSISiZ – Firma X – Składki ZUS

X. Procedura korzystania z porad Biura Prawnego – program preinkubacji i inkubacji

  1. W celu zapewnienia odpowiedniego poziomu obsługi prawnej, Dyrektorzy Inkubatorów oraz Beneficjenci mają możliwość konsultacji zagadnienia prawnego z Biurem Prawnym AIP.
  2. W związku z wprowadzanymi stopniowo zmianami w funkcjonowaniu Biura Prawnego AIP, dla ułatwienia współpracy stworzono Tabelę zgłoszeniową pytania dla Beneficjentów. Zapytania w Biurze Prawnym są uwzględniane tylko i wyłącznie na wypełnionej tabeli, przesłanej na adres prawnik@inkubatory.pl. Tabela dostępna jest pod adresem: www.aiptech.pl.
  3. Podstawowe kompetencje Biura Prawnego to:
    • tworzenie na potrzeby beneficjentów wszelkiego rodzaju umów/porozumień z klientami,
    • analiza dokumentów prawnych nadesłanych przez beneficjentów, podejmowanie przy konsultacji z Zarządem decyzji o możliwości ich realizacji,
    • analiza aktualnego stanu prawnego w celu udzielenia odpowiedzi na zapytania prawne.
  4. Biuro Prawne zobowiązane jest udzielić odpowiedzi na nadesłane zapytanie w terminie do 5 dni roboczych od dnia otrzymania zapytania. W przypadku nadesłania zapytania po godzinie 15:00 termin na udzielenie odpowiedzi liczony jest od kolejnego dnia roboczego. W przypadku szczególnej zawiłości zagadnienia, bądź innej przyczyny związanej z utrudnieniami w funkcjonowaniu Biura Prawnego termin ten może zostać odpowiednio wydłużony. W tej sytuacji Biuro Prawne zobowiązane jest w terminie 5 dni poinformować osobę zgłaszającą problem drogą mailową o planowanym terminie udzielenia odpowiedzi wraz z podaniem przyczyny opóźnienia. Z wyłączeniem szczególnych okoliczności Biuro Prawne realizuje zapytania w kolejności chronologicznej.
  5. UWAGA! Biuro Prawne nie prowadzi w imieniu beneficjenta negocjacji z klientami. Biuro Prawne udziela odpowiedzi jedynie na pytania związane z przedmiotem działalności beneficjenta, w oparciu o informacje zawarte w karcie informacyjnej beneficjenta. W przypadku spraw bardzo skomplikowanych udzielenie pomocy prawnej może zostać uzależnione od dokonania przez beneficjenta opłaty dodatkowej. Wszelkie przekazane do Biura Prawnego informacje powinny być przedstawione w języku polskim, każdy dokument obcojęzyczny powinien zostać dostarczony wraz z tłumaczeniem. Biuro Prawne sporządza dokumenty w języku polskim, tłumaczenie na język obcy dokonywane jest na koszt beneficjenta.
  6. Beneficjentom nie wolno wprowadzać w sporządzonych przez Biuro Prawne dokumentach żadnych zmian nieskonsultowanych z Biurem Prawnym.
  7. Dyrektorzy AIP mają obowiązek być poinformowani, z jakimi sprawami zwracają się ich beneficjenci, dlatego przy wysyłaniu zapytań należy załączyć kopię do Dyrektora AIP.
  8. Każda przesyłana odpowiedź przez Biuro Prawne musi być następnie skierowana do wiadomości Dyrektora AIP.

XI. Pozostałe procedury dotyczące AIP WSISiZ – program preinkubacji i inkubacji

  1. W celu ułatwianie kontaktu między Kadrą AIP WSISiZ a beneficjentami powstał mail administracja@aiptech.pl mający umożliwić:
    • dokonywanie rezerwacji sal - należy wypełnić podanie, którego wzór znajduje się na stronie www.aiptech.pl.
    • dopisywanie zainteresowanych osób do list dyskusyjnych
    • aktualizowanie listy dostępu do klucza
    • kontakt w sprawie dokumentów księgowych
    • zgłaszanie braków dotyczących materiałów biurowych
    • informowanie o nowej korespondencji czekającej w biurze AIP WSISiZ (ul. Gizów 6, pok. 232), w szafie 001, w skrzynce „Listy”.
    • aktualizowanie danych beneficjentów w AIP WSISiZ

UWAGA!

Na www.aiptech.pl wstawiony został Kalendarz obowiązków beneficjentów w AIP WSISiZ. Są w nim zawarte wszystkie terminy (te stałe), które obowiązują wg Procedur dla beneficjentów w AIP WSISiZ (od 9.03.2009). Kalendarz ma na celu pomóc beneficjentom odnaleźć się w nowych zasadach.

Dodatkowo można:

  • Użyć poniższego adresu w celu uzyskiwania dostępu do kalendarza w innych aplikacjach. Można go skopiować i wkleić do dowolnego kalendarza obsługującego format iCal:
    KLIKNIJ TUTAJ
  • Użyć poniższego adresu w celu uzyskiwania dostępu do kalendarza w innych aplikacjach. Można go skopiować i wkleić do dowolnego czytnika kanałów:
    KLIKNIJ TUTAJ